Emang Kebijakan Perusahaan Bisa Diatur Oleh Klien?

Sukoharjo, JIAARA - Kebijakan perusahaan tidak bisa diubah oleh klien, melainkan oleh perusahaan itu sendiri. Kebijakan perusahaan dapat diubah atau diperbarui sesuai dengan perubahan kebijakan internal perusahaan atau peraturan perundang-undangan terbaru.

Tentunya, kebijakan perusahaan adalah aturan yang diberlakukan di dalam organisasi atau perusahaan. Kebijakan perusahaan penting untuk menjaga ketertiban dan efisiensi di lingkungan kerja. Beberapa contoh kebijakan perusahaan adalah kode etik, kebijakan penggajian, dan pedoman keamanan.

Jika seorang klien atau pelanggan memberikan usulan baik untuk merubah kebijakan tertentu bisa saja kita untuk menerimanya namun dengan pertimbangan yang matang karena harus dilihat dari kedua sisi yaitu dari pandangan untuk klien/ pelanggan ataupun untuk perusahaan itu sendiri.

Namun bagaimana respon kita apabila ada klien/ pelanggan yang tiba-tiba memberikan usulan? Coba gunakan beberapa kalimat di bawah ini:

Pendekatan Diplomatis:

Fokus pada kepentingan bersama: "Kami sangat menghargai masukan Anda. Kami akan mempertimbangkan usulan Anda dengan seksama dan melihat bagaimana hal itu dapat meningkatkan layanan kami secara keseluruhan."
Tekankan proses evaluasi: "Setiap perubahan kebijakan perlu melalui proses evaluasi yang matang, termasuk pertimbangan dampaknya terhadap seluruh pelanggan dan operasional perusahaan. Kami akan menjadwalkan diskusi lebih lanjut mengenai hal ini."

Pendekatan Lebih Tegas (jika diperlukan):

Tegaskan kebijakan perusahaan: "Kami memahami bahwa Anda memiliki pendapat yang berbeda, namun kebijakan ini telah dibuat berdasarkan pertimbangan yang matang dan bertujuan untuk memberikan layanan terbaik bagi seluruh pelanggan."
Jelaskan alasan di balik kebijakan: "Kebijakan ini dibuat dengan tujuan [sebutkan tujuan kebijakan, misalnya: meningkatkan efisiensi, menjaga kualitas layanan, dll.]. Kami percaya bahwa kebijakan ini sangat penting untuk mencapai tujuan tersebut."
Arahkan pada saluran yang tepat: "Jika Anda ingin mengajukan usulan atau keluhan secara resmi, kami sarankan untuk menyampaikannya melalui [sebutkan saluran yang tepat, misalnya: formulir pengaduan, email ke departemen terkait, dll.]."

Perlu diingat, bahwa setiap respon yang kita berikan kita juga harus:

Jaga sikap profesional: Hindari menggunakan bahasa yang kasar atau meremehkan.
Tunjukkan empati: Pahami bahwa pelanggan mungkin merasa frustrasi.
Berikan solusi: Jika memungkinkan, tawarkan solusi alternatif yang dapat diterima oleh pelanggan.
Ikuti prosedur perusahaan: Pastikan respons Anda sesuai dengan prosedur penanganan keluhan yang telah ditetapkan perusahaan.